Business Operations Partnerin für KMU und Einzelunternehmen
KI Engineering: Automationen und Workflows Zertifizierung
KI Kompetenz & KI Datenschutz laut EU AI ACT
Datenschutzschulung für Unternehmen
Mit fünf Jahren Erfahrung als persönliche Vorstandsassistentin einer Münchener Stiftung bringe ich höchste
Diskretion, Organisationstalent und C-Level-Kompetenz mit.
Strukturierte Abläufe, internationale Kommunikation und vorausschauendes Arbeiten sind für mich selbstverständlich.
1 · Operative Basis – ab 1.200 €/Monat
Deine operative rechte Hand im Tagesgeschäft: Office- & Terminmanagement, Angebots- und E-Mail-Bearbeitung (DE/EN/FR), Reiseplanung, Protokolle sowie die Betreuung von Kunden & Partnern. 20 Std./Monat (ca. 5 Std./Woche).
2 · Aktive Begleitung + HR – ab 2.400 €/Monat
Alles aus Modell 1 plus HR & Personal: Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement und -gespräche, On- & Offboarding, Einrichtung & Pflege von HR-Software, SOPs und Workflow-Dokumentation. 40 Std./Monat (ca. 10 Std./Woche).
3 · Operations & Automationen – ab 4.000 €/Monat
Alles aus Modell 2 plus KI & Automatisierung: KI-Agenten konzipieren und steuern, automatisierte Workflows und Systemverknüpfungen, KI-gestützte Backoffice- und HR-Prozesse sowie Projektmanagement – DSGVO- und EU-AI-Act-konform. 60 Std./Monat (ca. 15 Std./Woche).
Für wen bin ich die richtige Partnerin?
- Selbstständige & FreelancerInnen, die entlastet werden wollen
- Wachsende KMUs ohne eigene Assistenz
- GeschäftsführerInnen & Führungsteams mit vollem Kalender
- Unternehmen mit Elternzeit- oder Krankheitsvertretungsbedarf
- Teams, die ihre Backoffice-Prozesse digitalisieren möchten
Flexibel wie Du es brauchst:
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Stunden-/ Monatsweise: Für einzelne Aufgaben oder schwankenden Bedarf ohne Mindestlaufzeit.
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Projektbasis: Klar definierter Umfang, Zeitrahmen und Ergebnis.
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Dauerhaft & verlässlich: Als feste operative Partnerin an Deiner Seite, monatlich kündbar.
Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem bezahlten Onboarding, das Zugänge, Abläufe und Kommunikationswege strukturiert einrichtet.
FAQ für KMU und Einzelunternehmen
1. Welche Prozesse optimiere ich für KMU?
Ich optimiere alles, was deinen Büroalltag effizienter macht: von Backoffice‑Strukturen über E-Mail-Postfächer, Kundenkommunikation, Angebotsprozesse, interne Abläufe, Tool‑Setups, Recruitingstruktruen, Automatisierungen bis hin zu operativer Entlastung im Tagesgeschäft. Mein Ziel ist, wiederkehrende Aufgaben klar strukturiert, dokumentiert und, dort wo es sinnvoll ist, zu automatisieren.
2. Wie läuft ein typisches Onboarding ab?
Nach dem ersten kostenfreien Kennenlerngespräch sende ich Dir sämtliche Informationen wie Vertrag, AVV, Onboarding Fragebogen und Video. Daraufhin haben wir unseren ersten gemeinsamen Kick-Off Termin mit einer kurzen Analyse, wir definieren Ziele und priorisieren Aufgaben. Danach übernehme ich operative Tätigkeiten oder optimiere Prozesse Schritt für Schritt.
Detaillierte Infos dazu findest Du unter „Home„.
3. Welche Tools nutze ich?
Ich arbeite mit modernen Business‑Tools wie Notion, Asana, Jira, HubSpot, Google Workspace, Microsoft 365, diversen CRM‑Systemen und individuellen Lösungen.
Canva, Meta Business Suite sowie Lexware Office, SevDesk, Datev und Abacus.
Mit KI kenne ich mich bestens mit dem Bauen von Workflows, KI-Agenten, Prompts und Bots aus sowie mit Automatisierungen. Des Weiteren nutze ich hier verschiedene KI Tools wie ChatGPT, Gamma Ai, Leonardo Ai, Claude.
Natürlich lerne ich mich schnell und selbstständig in neue Tools ein, da ich durch die Hotellerie einige Tools kenne.
Im Menüpunkt „Über mich“ findest Du weitere detaillierte Informationen dazu.
4. Biete ich monatliche Retainer an?
Ja, die meisten KMU und Selbstständigen arbeiten mit mir auf monatlicher Basis, entweder per Retainer oder als Monatspauschale um kontinuierliche Entlastung und Struktur zu gewährleisten.
Als feste operative Partnerin an Deiner Seite, und für Deine Flexibilität monatlich kündbar.
Eine Rechnung sende ich am Monatsende per Mail zu.
TESTIMONIALS
Charlotte ist für mich eine wertvolle Unterstützung im Büroalltag. Sie arbeitet schnell, zuverlässig und mit einem wunderbaren Gespür für Sprache und Ton. Sie übernimmt mein…
Charlotte ist für mich eine wertvolle Unterstützung im Büroalltag. Sie arbeitet schnell, zuverlässig und mit einem wunderbaren Gespür für Sprache und Ton. Sie übernimmt mein Terminmanagement, beantwortet Kundenanfragen und kommuniziert stets professionell und souverän. Ihre Reaktionszeit, ihr Schreibstil und ihr Organisationstalent machen sie zu einer außergewöhnlichen virtuellen Assistentin, auf die ich mich jederzeit verlassen kann.
Charlotte has completely transformed our online presence! She redesigned and optimized our website with great attention to detail. Since then, our traffic has increased…
Charlotte has completely transformed our online presence! She redesigned and optimized our website with great attention to detail. Since then, our traffic has increased noticeably. She also set up our customer newsletter and launched our new Instagram account, which now looks professional and consistent. Charlotte takes care of everything with dedication, creativity, and professionalism. We couldn’t be happier! Charlotte a complètement transformé notre présence en ligne ! Elle a retravaillé et optimisé notre site web avec beaucoup de soin et de précision – depuis, nous constatons une nette augmentation du trafic. Elle a également mis en place notre newsletter client et créé notre nouveau compte Instagram, désormais professionnel et harmonieux. Charlotte s’occupe de tout avec rigueur, créativité et professionnalisme – nous sommes ravis de collaborer avec elle !
Noch nie war eine Reise so entspannt: von der Motivation und Information zu einem für uns gänzlich fremden, exotischen Ziel bis zur unkomplizierten Buchung von Flügen, Leihauto…
Noch nie war eine Reise so entspannt: von der Motivation und Information zu einem für uns gänzlich fremden, exotischen Ziel bis zur unkomplizierten Buchung von Flügen, Leihauto und Unterkünften. Trotz unserer manchmal leider wechselnden Wünsche und vor allem trotz der Kurzfristigkeit konnte Charlotte in kürzester Zeit für uns noch gänzlich verschiedene Quartiere in unterschiedlichen Gegenden finden und zur Wahl vorlegen, bevor sie auch die Buchungen für uns erledigte. So fügte sich alles zu einer perfekten Reise! Auch unterwegs waren wir bei Rückfragen stets bestens von Charlotte begleitet. Sie war nicht nur immer für unsere aktuellen Anliegen ansprechbar, sondern gab uns wertvolle, persönliche Tipps für spannende Programmpunkte, interessante Exkursionen auch abseits bekannter Wege oder Empfehlungen für nette Cafes und Restaurants . Danke für diese Unterstützung für eine unvergessliche Reise in der Karibik!
Charlotte hat für meinen Podcast hervorragend recherchiert und mit dem Ergebnis meine Erwartungen mehr als übertroffen. Jetzt kann es weitergehen! Danke
Charlotte hat für uns den operativen Recruitingprozess für eine Ausschreibung übernommen und von Anfang an beeindruckt. Sie hat Bewerbungen strukturiert gescreent, Termine…
Charlotte hat für uns den operativen Recruitingprozess für eine Ausschreibung übernommen und von Anfang an beeindruckt. Sie hat Bewerbungen strukturiert gescreent, Termine koordiniert, Erst‑ und Zweitgespräche geführt und alle Schritte klar und nachvollziehbar in Notion aufgebaut und dokumentiert. Die Kommunikation mit den Kandidaten war jederzeit professionell, wertschätzend und effizient. Besonders hervorzuheben sind ihre Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Erreichbarkeit. Charlotte denkt operativ mit, führt Prozesse souverän und liefert Ergebnisse, die sofort weiterverwendbar sind. Am Ende hat sie uns eine fundierte Auswahl inklusive Empfehlung und Begründung präsentiert, die uns die Entscheidung deutlich erleichtert hat. Das gesamte Projekt war innerhalb von fünf Wochen abgeschlossen, inklusive sauberer Übergabe. Wir sind äußerst zufrieden und empfehlen die Zusammenarbeit mit Charlotte uneingeschränkt weiter.