Business Operations Partnerin für KMU und Einzelunternehmen
KI Engineering: Automationen und Workflows Zertifizierung
KI Kompetenz & KI Datenschutz laut EU AI ACT
Datenschutzschulung für Unternehmen
Mit fünf Jahren Erfahrung als persönliche Vorstandsassistentin einer Münchener Stiftung bringe ich höchste
Diskretion, Organisationstalent und C-Level-Kompetenz mit.
Strukturierte Abläufe, internationale Kommunikation und vorausschauendes Arbeiten sind für mich selbstverständlich.
1 · Operative Basis – ab 1.200 €/Monat
Deine operative rechte Hand im Tagesgeschäft: Office- & Terminmanagement, Angebots- und E-Mail-Bearbeitung (DE/EN/FR), Reiseplanung, Protokolle sowie die Betreuung von Kunden & Partnern. 20 Std./Monat (ca. 5 Std./Woche).
2 · Aktive Begleitung + HR – ab 2.400 €/Monat
Alles aus Modell 1 plus HR & Personal: Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement und -gespräche, On- & Offboarding, Einrichtung & Pflege von HR-Software, SOPs und Workflow-Dokumentation. 40 Std./Monat (ca. 10 Std./Woche).
3 · Operations & Automationen – ab 4.000 €/Monat
Alles aus Modell 2 plus KI & Automatisierung: KI-Agenten konzipieren und steuern, automatisierte Workflows und Systemverknüpfungen, KI-gestützte Backoffice- und HR-Prozesse sowie Projektmanagement – DSGVO- und EU-AI-Act-konform. 60 Std./Monat (ca. 15 Std./Woche).
Für wen bin ich die richtige Partnerin?
- Selbstständige & FreelancerInnen, die entlastet werden wollen
- Wachsende KMUs ohne eigene Assistenz
- GeschäftsführerInnen & Führungsteams mit vollem Kalender
- Unternehmen mit Elternzeit- oder Krankheitsvertretungsbedarf
- Teams, die ihre Backoffice-Prozesse digitalisieren möchten
Flexibel wie Du es brauchst:
-
Stunden-/ Monatsweise: Für einzelne Aufgaben oder schwankenden Bedarf ohne Mindestlaufzeit.
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Projektbasis: Klar definierter Umfang, Zeitrahmen und Ergebnis.
-
Dauerhaft & verlässlich: Als feste operative Partnerin an Deiner Seite, monatlich kündbar.
Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem bezahlten Onboarding, das Zugänge, Abläufe und Kommunikationswege strukturiert einrichtet.
FAQ für KMU und Einzelunternehmen
1. Welche Prozesse optimierst Du für KMU?
Alles, was Deinen Büroalltag effizienter macht: Backoffice Strukturen, E-Mail Postfächer, Kundenkommunikation, Angebotsprozesse, interne Abläufe, Tool Setups, Recruitingstrukturen und Automatisierungen.
Mein Ziel: Wiederkehrende Aufgaben werden klar strukturiert, sauber dokumentiert und dort automatisiert, wo es sinnvoll ist. So gewinnst Du Zeit für das, was nur Du erledigen kannst.
2. Wie läuft das Onboarding ab?
Nach unserem kostenfreien Kennenlerngespräch erhältst Du Vertrag, AVV, Onboarding Fragebogen und ein kurzes Video.
Das bezahlte Onboarding richtet Zugänge, Abläufe und Kommunikationswege von Anfang an sauber ein.
Im anschließenden Kick-off analysieren wir Deine aktuelle Situation, definieren Ziele und priorisieren die Aufgaben. Danach übernehme ich Schritt für Schritt das Tagesgeschäft oder optimiere Deine Prozesse.
Detaillierte Infos dazu findest Du unter „Home„.
3. Mit welchen Tools arbeitest Du?
Ich arbeite mit Notion, Asana, Jira, HubSpot, Google Workspace, Microsoft 365 und verschiedenen CRM Systemen.
Für Design und Social Media nutze ich Canva und die Meta Business Suite, für Buchhaltung und Rechnungen Lexware Office, SevDesk und Abacus.
Im Bereich KI baue ich Workflows, KI Agenten, Prompts, Bots und Automatisierungen, unter anderem mit ChatGPT, Claude, Gamma AI und Leonardo AI.
Neue Tools sind für mich kein Hindernis, ich arbeite mich schnell und selbstständig ein.
Im Menüpunkt „Über mich“ findest Du weitere detaillierte Informationen dazu.
4. Wie flexibel kann ich Dich buchen?
Die meisten KMU und Selbstständigen arbeiten mit mir auf Monatsbasis, als feste operative Partnerin mit einem festen Stundenkontingent und monatlich kündbar.
Alternativ kannst Du mich für einzelne Projekte mit klarem Umfang oder stundenweise bei schwankendem Bedarf buchen. Die Rechnung erhältst Du am Monatsende per E-Mail mit einer Zeiterfassungsübersicht.
5. Wie gehst Du mit meinen Unternehmensdaten um?
Mit höchster Diskretion, das habe ich in fünf Jahren als Vorstandsassistenz gelernt. Als Deine operative Partnerin habe ich Zugriff auf Postfach, Kalender, Kunden-, Mitarbeiter- und Bewerberdaten.
Deshalb gilt bei mir:
Vertraglich geregelt: Mit dem Vertrag erhältst Du einen kurzen, verständlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, inklusive der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM).
Eigene Zugänge: Wo immer möglich, arbeite ich mit eigenem Nutzerkonto statt geteilter Passwörter. Du behältst den Überblick und kannst meinen Zugang jederzeit entziehen.
KI mit Augenmaß: Ich bin im Datenschutz und zum EU AI Act geschult. Personenbezogene Daten verarbeite ich nur mit KI Tools, die im AVV genannt sind.
Sauberes Ende: Endet unsere Zusammenarbeit, übergebe ich alle Unterlagen, und Du entfernst meine Zugänge. Alles Weitere zu Deinen Daten regeln wir verbindlich im AVV.
6. Arbeitest Du remote?
Ja, ich arbeite vollständig remote, auf Deutsch, Englisch und Französisch.
Wir kommunizieren über die Kanäle, die Du ohnehin nutzt, zum Beispiel E-Mail, Slack, Notion, Teams. Erreichbarkeit und Reaktionszeiten legen wir vorab gemeinsam im Vertrag fest.
TESTIMONIALS
Charlotte ist für mich eine wertvolle Unterstützung im Büroalltag. Sie arbeitet schnell, zuverlässig und mit einem wunderbaren Gespür für Sprache und Ton. Sie übernimmt mein…
Charlotte ist für mich eine wertvolle Unterstützung im Büroalltag. Sie arbeitet schnell, zuverlässig und mit einem wunderbaren Gespür für Sprache und Ton. Sie übernimmt mein Terminmanagement, beantwortet Kundenanfragen und kommuniziert stets professionell und souverän. Ihre Reaktionszeit, ihr Schreibstil und ihr Organisationstalent machen sie zu einer außergewöhnlichen virtuellen Assistentin, auf die ich mich jederzeit verlassen kann.
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Charlotte has completely transformed our online presence! She redesigned and optimized our website with great attention to detail. Since then, our traffic has increased noticeably. She also set up our customer newsletter and launched our new Instagram account, which now looks professional and consistent. Charlotte takes care of everything with dedication, creativity, and professionalism. We couldn’t be happier! Charlotte a complètement transformé notre présence en ligne ! Elle a retravaillé et optimisé notre site web avec beaucoup de soin et de précision – depuis, nous constatons une nette augmentation du trafic. Elle a également mis en place notre newsletter client et créé notre nouveau compte Instagram, désormais professionnel et harmonieux. Charlotte s’occupe de tout avec rigueur, créativité et professionnalisme – nous sommes ravis de collaborer avec elle !
Noch nie war eine Reise so entspannt: von der Motivation und Information zu einem für uns gänzlich fremden, exotischen Ziel bis zur unkomplizierten Buchung von Flügen, Leihauto…
Noch nie war eine Reise so entspannt: von der Motivation und Information zu einem für uns gänzlich fremden, exotischen Ziel bis zur unkomplizierten Buchung von Flügen, Leihauto und Unterkünften. Trotz unserer manchmal leider wechselnden Wünsche und vor allem trotz der Kurzfristigkeit konnte Charlotte in kürzester Zeit für uns noch gänzlich verschiedene Quartiere in unterschiedlichen Gegenden finden und zur Wahl vorlegen, bevor sie auch die Buchungen für uns erledigte. So fügte sich alles zu einer perfekten Reise! Auch unterwegs waren wir bei Rückfragen stets bestens von Charlotte begleitet. Sie war nicht nur immer für unsere aktuellen Anliegen ansprechbar, sondern gab uns wertvolle, persönliche Tipps für spannende Programmpunkte, interessante Exkursionen auch abseits bekannter Wege oder Empfehlungen für nette Cafes und Restaurants . Danke für diese Unterstützung für eine unvergessliche Reise in der Karibik!
Charlotte hat für meinen Podcast hervorragend recherchiert und mit dem Ergebnis meine Erwartungen mehr als übertroffen. Jetzt kann es weitergehen! Danke
Charlotte hat für uns den operativen Recruitingprozess für eine Ausschreibung übernommen und von Anfang an beeindruckt. Sie hat Bewerbungen strukturiert gescreent, Termine…
Charlotte hat für uns den operativen Recruitingprozess für eine Ausschreibung übernommen und von Anfang an beeindruckt. Sie hat Bewerbungen strukturiert gescreent, Termine koordiniert, Erst‑ und Zweitgespräche geführt und alle Schritte klar und nachvollziehbar in Notion aufgebaut und dokumentiert. Die Kommunikation mit den Kandidaten war jederzeit professionell, wertschätzend und effizient. Besonders hervorzuheben sind ihre Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Erreichbarkeit. Charlotte denkt operativ mit, führt Prozesse souverän und liefert Ergebnisse, die sofort weiterverwendbar sind. Am Ende hat sie uns eine fundierte Auswahl inklusive Empfehlung und Begründung präsentiert, die uns die Entscheidung deutlich erleichtert hat. Das gesamte Projekt war innerhalb von fünf Wochen abgeschlossen, inklusive sauberer Übergabe. Wir sind äußerst zufrieden und empfehlen die Zusammenarbeit mit Charlotte uneingeschränkt weiter.